Anfrage/Reservierung in Buchung umwandeln
Aus einer Anfrage wird eine Buchung
Im Vermieterbereich bieten wir Ihnen die Möglichkeit, aus einer Anfrage oder einer Reservierung ganz leicht eine Buchung zu erstellen: Alle Daten aus der Anfrage werden automatisch in die Buchung übernommen.
Nach Erstellung der Buchung können Sie manuell eine Buchungsbestätigung an Ihren Gast verschicken.
Mit dieser Buchungsbestätigung können Anhänge im PDF-Format verschickt werden.
Der gebuchte Zeitraum wird im Belegungsplan automatisch als belegt (rot) markiert.
Zusätzlich wird einem registrierten Gast diese Buchung in seinem Gast-Bereich angezeigt.
Vorgehen im Detail:
Sie haben die Anfrage von einem potenziellen Gast erhalten und ein Angebot abgegeben, das dieser angenommen hat. Aus der Anfrage ist also eine Buchung geworden.
Nun haben Sie im Vermieterbereich die Möglichkeit, diese Anfrage ganz einfach in eine Buchung umzuwandeln. Loggen Sie sich dafür bitte in den Vermieterbereich ein, rufen hier das Inserat auf und klicken im Menü auf der linken Seite auf „Anfragen“. Wählen Sie hier jetzt die entsprechende Anfrage aus und klicken auf die gelbe Schaltfläche „Buchung anlegen“. Es werden nun automatisch alle Angaben, die der Gast bereits in seiner Anfrage gemacht hat, in die neue Buchung übernommen.
An dieser Stelle können Sie die Daten prüfen und unter Umständen ändern oder vervollständigen:
- Vergeben Sie eine eigene Buchungsnummer
- Komplettieren Sie die Kontaktdaten des Gastes
- Hinterlegen Sie Anmerkungen für den Gast
- Laden Sie den Gast nach seiner Abreise automatisch zu einer Bewertung ein (sofern der Gast zugestimmt hat)
Um eine Buchung erfolgreich einrichten zu können, sind die Angaben zum Reisezeitraum sowie der Nachname des Gastes Pflichtangaben. Selbstverständlich können Sie den Namen aber auch durch entsprechende Platzhalter ersetzen, wenn Sie keine Buchungsbestätigung an Ihren Gast versenden möchten, oder Ihnen diese Angabe nicht zur Verfügung steht.
Sind alle Angaben komplett, klicken Sie auf die gelbe Schaltfläche „Buchung anlegen und in den Belegungsplan eintragen“.
Die Buchung ist jetzt erstellt und der gebuchte Zeitraum wurde im Belegungsplan Ihres Inserates als belegt (rot) markiert. Sollte Ihr Gast sich bei ferienwohnungen.de als Gast registriert und die Anfrage aus seinem Gast-Bereich heraus verschickt haben, wird ihm diese Buchung in seinem Gast-Bereich angezeigt.
Sie haben an dieser Stelle auch die Möglichkeit, Ihrem Gast eine entsprechende Buchungsbetätigung per E-Mail zukommen zu lassen. Klicken Sie dafür bitte auf der aktuellen Seite auf die gelbe Schaltfläche "Buchungsbestätigung erstellen ...". Es öffnet sich ein Kontextmenü, in dem Ihnen die Möglichkeit gegeben wird, eine Vorschau der E-Mail einzusehen und/oder der E-Mail PDF-Dokumente anzuhängen. Sind Sie mit dem Inhalt der E-Mail einverstanden, kann der Versand erfolgen ("Buchungsbestätigung an Gast senden").
Andernfalls haben Sie die Möglichkeit, alle Angaben in der Buchung zu bearbeiten und den Versand anschließend vorzunehmen. Der Versandzeitpunkt und der Zeitpunkt der letzten Aktualisierung werden Ihnen in der Buchung angezeigt.
Natürlich können Sie im Vermieterbereich auch dann eine Buchung anlegen, wenn Sie zuvor keine Anfrage eines Gastes erhalten haben. Dafür steht Ihnen unter dem Menüpunkt „Buchungen“ der Reiter „Buchung anlegen“ zur Verfügung.
Aus einer Reservierung wird eine Buchung
Analog zur Umwandlung einer Anfrage in eine Buchung, kann auch eine Reservierung, die Sie im Belegungsplan hinterlegt haben, in eine Buchung umgewandelt werden. Rufen Sie dafür bitte einfach den Belegungsplan auf und klicken mit der linken Maustaste auf die entsprechende Reservierung. Wählen Sie im Kontextmenü nun die Aktion "Reservierung in Buchung umwandeln" und gehen weiter wie oben beschrieben vor.
Logbuch
Zu jeder Buchung, die Sie eingerichtet haben, steht Ihnen ein sogenanntes Logbuch zur Verfügung, in dem Sie die Einrichtung und Bearbeitung einer Buchung nachvollziehen können.
Sollte Ihr Mieter sich bei ferienwohnungen.de als Gast registriert und die Anfrage aus seinem Gast-Bereich heraus verschickt haben, wird auch ihm dieses Logbuch in seinem Gast-Bereich angezeigt.