So richten Sie die Online-Check-in-Funktion ein und verwalten sie

Diese Anleitung erklärt, wie Sie die Online-Check-in-Funktion (Advances Check-in) über Ihr Holidu-Portal einrichten und korrekt verwalten. Die Funktion basiert auf der lokalen regulatorischen Expertise der regionalen Teams von Holidu, sodass Sie konform bleiben, ohne jeden behördlichen Prozess von Grund auf erlernen zu müssen.

1. Registrierung beim zuständigen Behördenportal

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde anmelden. Je nach Land und Region stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung:

Region	Behörde	Anleitung
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	Verbindung mit SES.Hospedajes herstellen
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Verbindung mit Mossos herstellen
Baskenland	Ertzaintza	Verbindung mit Ertzaintza herstellen
Portugal	SIBA	Verbindung mit SEF/SIBA herstellen
Deutschland	AVS	Verbindung Ihrer Unterkunft mit AVS herstellen
Italien	Alloggiati Web	Guest Check-in-Funktion in Italien Statistische Meldung in Italien

Dieser Schritt ist erforderlich, bevor Sie fortfahren. Nach der Registrierung erhalten Sie einen Benutzernamen, ein Passwort und in einigen Fällen einen Vermieter- oder Unterkunftscode, den Sie in Ihrem Holidu-Konto eingeben, um die Verbindung einzurichten.

2. Verbindung Ihrer Unterkunft mit der Behörde über die Online-Check-in-Funktion

1. Gehen Sie in der Holidu-App zum linken Seitenmenü, klicken Sie auf „Tools" und wählen Sie „Online-Check-in".
2. Es wird eine Liste Ihrer Unterkünfte angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Konfigurieren" neben der Unterkunft, die Sie mit der Polizei oder Behörde verbinden möchten.
3. Ein Bildschirm zeigt die Liste Ihrer Unterkünfte mit dem Verbindungsstatus für jede an. Klicken Sie auf die spezifische Unterkunft, die Sie verbinden möchten.
4. Füllen Sie das Formular mit den Details des Landes aus, in dem sich die Unterkunft befindet.
5. Scrollen Sie nach unten, klicken Sie auf „Automatisches Senden an Polizei aktivieren", wählen Sie die richtige Behörde aus und geben Sie Ihren Benutzernamen, Ihr Passwort und alle erforderlichen Anmeldedaten in die Felder ein. Verwenden Sie hier nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten – nutzen Sie die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer Behörde erhalten haben.
6. Klicken Sie auf „Validieren".
7. Klicken Sie nach erfolgreicher Aktivierung am Ende des Formulars auf „Änderungen speichern".
8. Wenn keine Fehlermeldung angezeigt wird, ist Ihre Unterkunft nun mit der zuständigen Behörde verbunden.
9. Um Fehler zu vermeiden, stellen Sie bitte Folgendes sicher:
   • Verwenden Sie den richtigen Fiskalkode des Gastgebers. Dies ist entweder Ihre Ausweisnummer oder die NIE, wenn Sie nicht spanisch sind.
   • Geben Sie Ihre vollständige Ausweis- oder NIE-Nummer ein, einschließlich aller Nullen.
   • Verwenden Sie die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer lokalen Behörde erhalten haben – nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten.
10. Sie können das Formular nun schließen und sehen, dass die Verbindung aktiv ist.

3. Wie funktioniert es?

Nach Abschluss der Einrichtung funktioniert das System automatisch. Dies ist zu erwarten:

3.1 Prozess für den Gast

Nachdem die Einrichtung abgeschlossen ist, können Sie Folgendes erwarten:

1. Nach der Buchung erhält Ihr Gast eine E-Mail (oder Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular.
2. Der Gast füllt Daten für alle Reisenden aus, einschließlich Dokumentenscans (Pass oder Ausweis). Dies muss für jeden Reisenden wiederholt werden.
3. Die Daten werden dann sicher übermittelt und im System gespeichert.
4. Wenn ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden automatische Erinnerungen gesendet. Sollte der Gast dennoch nicht reagieren, können Sie die Daten in seinem Namen ausfüllen.

Zeitpunkt: Um 23:00 Uhr am Check-in-Tag werden die Gästdaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

3.2 Status auf der Buchungsseite erkennen

In den Buchungsdetails wird der Status für jede Buchung wie folgt angezeigt:

Status	Bedeutung
Gestartet, aber Daten fehlen	Hier sehen Sie, ob Ihre Gäste den Prozess bereits begonnen haben. Solange der Prozess nicht für jeden Reisenden abgeschlossen ist, wird der Status als unvollständig angezeigt.
Gästdaten vollständig, aber noch nicht übertragen (da das Check-in-Datum in der Zukunft liegt)	Gästdaten sind korrekt erfasst, warten aber noch auf die automatische Übermittlung.
Gästdaten erfolgreich an die Behörde übertragen	Die Daten wurden erfolgreich an die zuständige Behörde übermittelt.
Fehler bei der Datenübermittlung	Bei der Datenübermittlung ist ein Fehler aufgetreten. Nachfolgend finden Sie einige Tipps zur eigenständigen Behebung des Problems.

3.3 Fehlerbehebung

Problem	Lösungsmaßnahmen
Daten unvollständig oder fehlend	Erinnern Sie Gäste daran oder füllen Sie das Formular manuell über die Buchungsdetailsansicht aus. 5 Tage vor dem Check-in erhalten Ihre Gäste eine automatische Erinnerung mit einem Link zum Check-in-Formular.
Fehler bei der Datenübermittlung	Überprüfen Sie, ob die Anmeldedaten, die Sie in Ihrem Holidu-Konto hinzugefügt haben, korrekt sind. Wenn Sie bereits überprüft haben und der Fehler weiterhin besteht, kontaktieren Sie den Support, um das Problem zu beheben.

4. Gästebuch herunterladen

1. Gehen Sie zur Online-Check-in-Funktion.
2. Klicken Sie neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch benötigen, auf „Details".
3. Suchen Sie im oberen Bereich des sich öffnenden Pop-ups die Buchung mit dem Namen des Hauptgastes, klicken Sie darauf und dann auf „Alle herunterladen".

5. Gästdaten manuell ausfüllen

1. Im Online-Check-in-Fenster klicken Sie auf die Registerkarte „Buchungen".
2. Es wird eine Liste der Buchungen angezeigt, die nach dem Namen des Hauptgastes gekennzeichnet sind. Es gibt auch eine Spalte, die den Status der Daten und der Übermittlung anzeigt.
3. Wenn Sie auf „Statusinformationen" klicken, wird die Bedeutung jedes Symbols basierend auf seiner Farbe angezeigt.
4. Klicken Sie auf den Namen des Gastes, um die Seite „Gästdetails" zu öffnen, auf der Sie seine Informationen ausfüllen können.

6. Grundlegende Statusfarben verstehen

Status	Symbol/Bezeichnung	Bedeutung	Empfohlene Maßnahme
Alle Gäste registriert	Blau • Abgeschlossen	Der Gast hat alle erforderlichen Informationen eingegeben; die Daten sind zur Einreichung bereit (falls zutreffend).	Keine Maßnahme erforderlich; überprüfen Sie bei Bedarf die Details.
Gast-Check-in ausstehend	Grau • In Bearbeitung	Der Gast hat noch nicht alle erforderlichen Felder ausgefüllt.	Kontaktieren Sie den Gast, um fehlende Details zu vervollständigen.
Polizeimitteilung erfolgreich	Blau • Übermittelt	Gästdaten wurden wie erforderlich an die Behörden übermittelt.	Fahren Sie mit der standardmäßigen Kommunikation vor der Ankunft fort.
Polizeimitteilung fehlgeschlagen	Rot • Fehlgeschlagen	Bei der Datenübermittlung an die Behörden ist ein Fehler aufgetreten.	Überprüfen Sie die Datengültigkeit; eskalieren Sie an den Support, wenn das Problem weiterhin besteht.

Wichtiger Hinweis: Falls die Datenübermittlung fehlgeschlagen ist, weil die Verbindung zu den Behörden nicht korrekt eingerichtet wurde, müssen Sie die Verbindung zu den Behörden korrigieren, die Gästeninformationen korrigieren (sofern Felder fehlen) und dann die manuelle Übermittlungsoption verwenden.