So richten Sie die Online-Check-in-Funktion ein und verwalten sie

In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen, wie Sie die Online-Check-in-Funktion über Ihr Holidu-Portal einrichten und korrekt verwalten.

1. Registrierung beim zuständigen Behördenportal

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde registrieren. In den verschiedenen Ländern und Regionen gibt es unterschiedliche Behörden:

Region	Behörde	Richtlinien
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	So verbinden Sie sich mit SES.Hospedajes
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Mit Mossos verbinden
Baskenland	Ertzaintza	Mit Ertzaintza verbinden
Portugal	SIBA	So verbinden Sie sich mit SEF/SIBA
Deutschland	AVS	So verbinden Sie Ihre Unterkunft mit AVS
Italien	Alloggiati Web (derzeit pausiert)	Check-in-Funktion für Gäste in Italien | Statistische Meldung in Italien

Bitte beachten Sie, dass diese Registrierung obligatorisch ist, um mit den nächsten Schritten fortzufahren. Nach der Registrierung erhalten Sie einen Benutzernamen, ein Passwort und in einigen Fällen einen Vermieter- oder Unterkunftscode, den Sie in Ihrem Holidu-Konto eingeben, um die Verbindung herzustellen.

2. So verbinden Sie Ihre Unterkunft mit der Behörde über die Online-Check-in-Funktion

1. Klicken Sie in Ihrer Holidu-App auf das Holidu-Logo und wählen Sie den Bereich "Konto". Klicken Sie auf die Schaltfläche "Konfigurieren" im Bereich "Online-Gästeanmeldung"
2. Sie sehen hier Ihre Liste der Unterkünfte. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Konfigurieren" neben der Unterkunft, die Sie mit der Polizei oder Behörde verbinden möchten
3. Ein Bildschirm wird angezeigt, auf dem die Liste Ihrer Unterkünfte angezeigt wird. Sie können den Status der Verbindung für jede Unterkunft sehen und auf die spezifische Unterkunft klicken, die Sie verbinden möchten
4. Das Formular wird angezeigt, das Sie mit den Details des Landes ausfüllen müssen, in dem sich die Unterkunft befindet
5. Scrollen Sie nach unten, klicken Sie auf "Automatisches Senden an die Polizei aktivieren", wählen Sie die richtige Behörde und geben Sie Ihren Benutzernamen, Ihr Passwort und alle erforderlichen Anmeldedaten in die Felder ein. Verwenden Sie hier nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten, sondern die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer Behörde erhalten haben
6. Klicken Sie auf "Überprüfen"
7. Nachdem die Aktivierung erfolgreich abgeschlossen ist, klicken Sie auf "Änderungen speichern" am Ende des Formulars
8. Wenn keine Fehlermeldung angezeigt wird, ist Ihre Unterkunft jetzt mit Ihrer zuständigen Behörde verbunden
9. Um Fehler zu vermeiden, stellen Sie bitte sicher, dass Sie:
   • Den richtigen Steuerkennzeichen des Eigentümers verwenden. Dies ist entweder Ihre ID-Nummer oder die NIE, wenn Sie nicht spanisch sind
   • Ihre vollständige ID oder NIE-Nummer eingeben, einschließlich aller Nullen
   • Die Anmeldedaten verwenden, die Sie von Ihrer lokalen Behörde erhalten haben, und nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten
10. Sie können das Formular jetzt schließen und sehen, dass die Verbindung aktiv ist

3. Wie funktioniert es?

Nach Abschluss der Einrichtung funktioniert das System automatisch. Hier ist, was Sie erwarten können:

3.1 Prozess für den Gast

Nach Abschluss der Einrichtung können Ihre Gäste das Online-Check-in-Formular nutzen:

1. Nach der Buchung erhält Ihr Gast eine E-Mail (oder eine Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular
2. Der Gast füllt Details für alle Reisenden aus, einschließlich Dokumentscans (Reisepass oder ID). Dieser Vorgang muss für alle Reisenden wiederholt werden
3. Die Daten werden dann sicher übermittelt und im System gespeichert
4. Wenn ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden zusätzliche Erinnerungen gesendet, um ihn an seine Pflichten zu erinnern. Falls Ihre Gäste nicht kooperieren, können Sie die Daten immer selbst ausfüllen

⏰ Um 23:00 Uhr am Tag des Check-ins werden die Gästeinformationen automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

3.2 So erkennen Sie den Status auf der Buchungsseite

In den Buchungsdetails zeigen wir den Status für jede Buchung wie folgt an:

Status	Symbol/Bezeichnung	Was es bedeutet	Empfohlene Maßnahme
Alle Gäste registriert	Blau • Abgeschlossen	Der Gast hat alle erforderlichen Informationen eingegeben; Daten sind zur Übermittlung bereit (falls zutreffend)	Keine Maßnahme erforderlich; überprüfen Sie die Details, wenn lokale Regeln eine Überprüfung erfordern
Gast-Check-in steht aus	Grau • In Bearbeitung	Der Gast hat nicht alle erforderlichen Felder ausgefüllt	Kontaktieren Sie den Gast, um die fehlenden Angaben auszufüllen
Polizeimeldung erfolgreich	Blau • Übermittelt	Gästeinformationen wurden wie erforderlich an die Behörden übermittelt	Fahren Sie mit der standardmäßigen Vor-Ankunft-Kommunikation fort
Polizeimeldung fehlgeschlagen	Rot • Fehlgeschlagen	Bei der Übermittlung von Informationen an die Behörden ist ein Fehler aufgetreten	Überprüfen Sie die Datengültigkeit; eskalieren Sie an den Support, wenn das Problem weiterhin besteht

Wichtiger Hinweis: Wenn die Datenübertragung fehlgeschlagen ist, weil die Verbindung zu den Behörden nicht korrekt eingerichtet wurde, ist es notwendig, die Verbindung zu den Behörden zu beheben, die Gästeinformationen zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass keine Felder fehlen, und dann die manuelle Neusendungsoption nach der Korrektur zu verwenden.

4. So laden Sie das Gästebuch herunter

1. Gehen Sie zur Online-Check-in-Funktion
2. Klicken Sie neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch benötigen, auf "Details"
3. Suchen Sie im oberen Bereich des Popup-Fensters, das sich öffnet, nach der Buchung mit dem Namen des Hauptgastes, klicken Sie darauf, und Sie finden die Schaltfläche "Alles herunterladen"

5. So füllen Sie die Daten der Gäste manuell aus

1. Klicken Sie im Online-Check-in-Fenster auf die Registerkarte "Buchungen"
2. Sie sehen die Liste der Buchungen, identifiziert durch den Namen des Hauptgastes. Es gibt auch eine Spalte, die den Status der Daten und der Übertragung anzeigt
3. Wenn Sie auf "Statusinformationen" klicken, werden die Symbole und deren Bedeutung je nach Farbe angezeigt
4. Dann bringt Sie ein Klick auf den Namen des Gastes zur Seite "Gastdetails", auf der Sie seine Informationen eingeben können

6. Grundlegende Statusfarben verstehen

Status	Symbol/Bezeichnung	Was es bedeutet	Empfohlene Maßnahme
Alle Gäste registriert	Blau • Abgeschlossen	Der Gast hat alle erforderlichen Informationen eingegeben; Daten sind zur Übermittlung bereit (falls zutreffend)	Keine Maßnahme erforderlich; überprüfen Sie die Details, wenn lokale Regeln eine Überprüfung erfordern
Gast-Check-in steht aus	Grau • In Bearbeitung	Der Gast hat nicht alle erforderlichen Felder ausgefüllt	Kontaktieren Sie den Gast, um die fehlenden Angaben auszufüllen
Polizeimeldung erfolgreich	Blau • Übermittelt	Gästeinformationen wurden wie erforderlich an die Behörden übermittelt	Fahren Sie mit der standardmäßigen Vor-Ankunft-Kommunikation fort
Polizeimeldung fehlgeschlagen	Rot • Fehlgeschlagen	Bei der Übermittlung von Informationen an die Behörden ist ein Fehler aufgetreten	Überprüfen Sie die Datengültigkeit; eskalieren Sie an den Support, wenn das Problem weiterhin besteht

Wichtiger Hinweis: