Als Gastgeber können Sie Mitarbeiter, Co-Hosts, Reinigungskräfte oder Ihren Property Manager als Kollaborateure zu Ihrer Unterkunft hinzufügen. Jeder Kollaborateur erhält genau die Zugriffsrechte, die er für seine Aufgaben benötigt. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Daten die einzelnen Kollaborateur-Typen sehen können, welche Berechtigungen Sie vergeben können und wie Sie den Zugriff auf Ihre Unterkunft steuern.
Schnellübersicht: Häufige Anwendungsfälle
| Wer benötigt Zugriff? | Empfohlene Einstellung | Was die Person tun kann |
|---|---|---|
| Reinigungskraft / Haustechnik | Verfügbarkeit einsehen | Sie sehen, wann die Unterkunft belegt oder frei ist. Gästedaten und Preise sind nicht sichtbar. |
| Co-Host / Assistenz | Verfügbarkeit einsehen + Buchungen anzeigen und erstellen | Sie sehen den Kalender und alle Buchungsdetails, einschließlich Gastnamen und Kontaktdaten. |
| Person, die Buchungsbenachrichtigungen erhalten soll | Als Zweitkontakt markieren | Sie erhält E-Mail- und Push-Benachrichtigungen zu Buchungen. Es werden keine Daten im System freigegeben. Benötigt die Person zusätzlich Einblick in Daten, müssen weitere Berechtigungen vergeben werden. |
| Person, die nur Objekteinstellungen verwaltet | Objektkonfiguration | Sie kann Objektinformationen, Ausstattung, Fotos und Preise bearbeiten. Buchungen und Kalender sind nicht sichtbar. |
Was gilt für Property Manager?
Wenn Sie mit einem professionellen Property Manager zusammenarbeiten, empfehlen wir, dass dieser ein PME-Konto (Property Management Expert) erstellt und eine Vollmachtsbeziehung zu Ihrer Unterkunft herstellt. Dadurch erhält er einen passenden operativen Zugriff, der speziell für Immobilienverwaltungsunternehmen konzipiert ist.
Wenn Sie das PME-Modell nicht nutzen möchten und Ihrem Property Manager lediglich Zugriff als Kollaborateur gewähren wollen, können Sie ihm alle Berechtigungen erteilen: Objektkonfiguration, Verfügbarkeit einsehen, Buchungen anzeigen und erstellen sowie Distribution und Veröffentlichung.
Damit erhält er einen vollständigen operativen Zugriff zur Verwaltung der Unterkunft. Beachten Sie jedoch, dass Kollaborateure niemals auf Finanzdaten (Rechnungen, Auszahlungen) zugreifen können. Nur das PME-Modell ermöglicht es, einem Property Manager Zugriff auf Rechnungen zu gewähren.
Primärer Kollaborateur (Editor)
Der primäre Kollaborateur hat uneingeschränkten Zugriff auf alle Daten der Unterkunft:
- Kalender: Vollständiger Zugriff auf gebuchte, gesperrte und verfügbare Termine, einschließlich der Preisdetails
- Buchungen: Vollständige Buchungsinformationen, einschließlich Gastdaten, Preisaufschlüsselung und Zahlungsstatus
- Finanzen: Rechnungen, Auszahlungen und Zahlungsinformationen
- Objektkonfiguration: Anzeige und Bearbeitung aller Objekteinstellungen
- Bewertungen: Alle Gästebewertungen
- Kollaborateure: Anzeige und Verwaltung aller Kollaborateure der Unterkunft
- Benachrichtigungen: Erhalt aller Benachrichtigungen (E-Mail und Push)
Wichtig: Nur der primäre Kollaborateur kann auf Auszahlungsdetails, Rechnungen und Zahlungsinformationen zugreifen. Dieses Konto ist rechtlich mit dem Vertrag zur Unterkunft bei Holidu verknüpft.
Berechtigungen im Detail
Beim Hinzufügen eines Kollaborateurs können Sie eine oder mehrere der folgenden Berechtigungen erteilen. Jede Berechtigung gewährt Zugriff auf bestimmte Bereiche.
Objektkonfiguration
| Kann einsehen und bearbeiten | Kein Zugriff auf |
|---|---|
| ✅ Objektbeschreibungen und Titel | ❌ Buchungen |
| ✅ Fotos (hochladen, löschen, sortieren) | ❌ Finanzdaten (Rechnungen, Auszahlungen) |
| ✅ Ausstattung und Einrichtungen | ❌ Vertriebskanäle |
| ✅ Informationen zu Zimmern und Einheiten | ❌ Gastdaten |
| ✅ Preise und saisonale Tarife | ❌ Verwaltung gesperrter Termine |
| ✅ Zusatzgebühren | ❌ Leistungskennzahlen |
| ✅ Anreise- und Check-in-Hinweise | ❌ Verwaltung der Kollaborateure |
| ✅ Einrichtung der Kalendersynchronisation (iCal-Import) | ❌ Veröffentlichungssteuerung |
| ✅ Kalenderexport (iCal) |
Einschränkungen:
- Der Standort ist nur lesbar, wenn die Unterkunft bereits veröffentlicht wurde.
- iCal-Synchronisation und -Export können hier eingerichtet werden. Gesperrte Termine einzusehen oder zu verwalten erfordert jedoch die Berechtigung „Buchungen anzeigen und erstellen“.
Buchungen anzeigen und erstellen
Buchungen:
| Kann einsehen | Kann durchführen |
|---|---|
| ✅ Vollständige Buchungsdetails | ✅ Manuelle Buchungen erstellen |
| ✅ Gastname, E-Mail, Telefonnummer und Adresse | ✅ Manuelle Buchungen ändern |
| ✅ Vollständige Preisaufschlüsselung | ✅ Buchungen stornieren |
| ✅ Auszahlungsbeträge | ✅ Gastinformationen zu Buchungen aktualisieren |
| ✅ Provisionsdetails |
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