Mein Gast fordert eine Rechnung, was muss ich tun?

Wenn ein Gast eine Rechnung oder einen Beleg anfordert, sind Sie als Gastgeber dafür verantwortlich, diese bereitzustellen.

Holidu kann Gästen keine Rechnungen ausstellen, da wir nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft sind. Wir stellen Ihnen (dem Gastgeber oder Hausverwalter) nur Provisionsrechnungen aus.

Warum muss ich eine Rechnung ausstellen?

Holidu vermittelt die Zahlung zwischen dem Gast und Ihnen, dem Gastgeber.

Wir ziehen unsere Provision vor Ihrer Auszahlung ab, aber rechtlich bleiben Sie der Dienstanbieter – und daher verantwortlich für die Ausstellung von Rechnungen oder Belegen für Ihre Gäste.

Wichtig:

• Rechnungen müssen den vollständigen vom Gast bezahlten Betrag widerspiegeln.
• Stellen Sie Rechnungen nur nach dem Auschecken des Gastes aus.
• Lokale Steuervorschriften können unterschiedlich sein – wenden Sie sich an einen Steuerberater, wenn Sie unsicher sind.

Bin ich rechtlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen?

Ja. Gastgeber sind rechtlich verpflichtet, Gästen eine Rechnung oder einen Beleg für ihren Aufenthalt auszustellen.

Holidu vermittelt nur die Zahlung und ist nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft, weshalb Sie als Gastgeber oder Hausverwalter vollständig verantwortlich für die Rechnungsstellung sind.

Für gewerbliche Gastgeber mit einer gültigen USt-IdNr. ist die Ausstellung einer Rechnung nach jedem Aufenthalt obligatorisch, unabhängig davon, ob der Gast diese ausdrücklich anfordert. Dies unterstützt die Einhaltung lokaler Steuer- und Rechnungslegungsvorschriften.

Hinweis für Immobilien auf den Kanarischen Inseln:
Die Kanarischen Inseln wenden nicht die spanische Mehrwertsteuer des Festlands (IVA) an. Stattdessen gilt die lokale indirekte Steuer IGIC. Rechnungen für Immobilien auf den Kanarischen Inseln sollten keine IVA enthalten, müssen aber den IGIC-Vorschriften entsprechen.

Was ist das Gast-Rechnungs-Tool?

Um es Ihnen einfacher zu machen, stellt Holidu das Gast-Rechnungs-Tool in Ihrem Gastgeberkonto zur Verfügung. Das Tool hilft Gastgebern, rechtlich konforme Rechnungen direkt über ihr Holidu-Konto zu erstellen.

Wichtigste Funktionen

• Selbstbedienungs-Rechnungserstellung: Erstellen, bearbeiten und stellen Sie Rechnungen für jede bestätigte Buchung aus.
• Rechtlich konform: Unterstützt die Einhaltung lokaler und EU-Steuervorschriften.
• Flexibler Arbeitsablauf: Beginnen Sie mit einem Entwurf, überprüfen Sie Details und stellen Sie aus, wenn Sie bereit sind.
• Zusatzleistungen: Erstellen Sie zusätzliche Rechnungen für Zusatzleistungen wie Mahlzeiten, Transfers oder E-Bikes.

Bitte beachten Sie, dass eine ausgestellte Rechnung nicht mehr bearbeitet oder geändert werden kann. Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie „Speichern und Schließen", um sie als Entwurf zu behalten. Sobald Sie „Speichern und Ausstellen" wählen, wird sie endgültig und nicht mehr änderbar.

Um einen Fehler zu korrigieren, müssen Sie die Rechnung stornieren und eine neue ausstellen.

Wo finde ich das Gast-Rechnungs-Tool?

Es gibt zwei Wege, um darauf zuzugreifen:

Option 1:

1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Immobilien verwalten, wählen Sie diejenige aus, die mit der Buchung verbunden ist.
2. Gehen Sie zur Registerkarte „Finanzen" auf der linken Seite.
3. Wählen Sie dann Gastrechnungen aus.

Option 2:

1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Immobilien verwalten, wählen Sie diejenige aus, die mit der Buchung verbunden ist.
2. Gehen Sie zur Registerkarte Buchung auf der linken Seite. Wählen Sie dann die Buchung aus, für die Sie eine Rechnung erstellen möchten.
3. Klicken Sie unter Meine Einnahmen auf Rechnung für Ihre Gäste erstellen.

Konfigurieren Sie Ihre Gast-Rechnungseinstellungen

Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen professionell aussehen und lokale Steueranforderungen erfüllen, können Sie Ihre Details und Anzeigeeinstellungen im Abschnitt Einstellungen Ihres Dashboards anpassen.

Aktualisieren Sie Ihr Gastgeber- und Geschäftsprofil

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontakt- und Rechtsinformationen korrekt sind, da diese zur Identifizierung auf der Rechnung verwendet werden.

• Gastgeberdetails: Überprüfen Sie, dass Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Unternehmensname korrekt sind.
• Adresse: Dies ist Ihre rechtliche Geschäfts- oder Wohnadresse. Klicken Sie auf Bearbeiten, um Ihren Straßennamen, Ihre Postleitzahl und Stadt zu aktualisieren.

Passen Sie die Anzeigeeinstellungen der Rechnung an

Sie können genau kontrollieren, welche Informationen Ihre Gäste auf ihren Rechnungen sehen, indem Sie die folgenden Optionen in den Rechnungseinstellungen umschalten:

• USt anzeigen: Schalten Sie dies ein, wenn Sie ein registriertes Unternehmen sind und die USt auf Rechnungen anzeigen müssen.
• Fußzeilendetails: Sie können wählen, ob Sie Ihre USt-IdNr., Persönliche Steuernummer oder IBAN in der Fußzeile des Dokuments anzeigen oder verbergen möchten.
• Rechtlicher Fußzeilentext: Verwenden Sie das Textfeld, um einen benutzerdefinierten „Standardwert" für Ihren rechtlichen Fußzeilentext hinzuzufügen (z. B. eine Dankesnachricht oder ein spezifischer rechtlicher Haftungsausschluss, den Ihre Region benötigt).

Wählen Sie das Unternehmen, das die Rechnung ausstellt

Wenn Sie Immobilien unter mehr als einem Unternehmen verwalten – zum Beispiel als Eigentümer oder wenn ein Unternehmen die Immobilie in Ihrem Namen verwaltet – können Sie nun kontrollieren, welches für jede Rechnung verwendet wird.

Dies gilt für Sie, wenn:

• Sie die Immobilie direkt besitzen und auch über ein separates Unternehmen, das Sie führen, Rechnungen stellen, oder
• Ein Verwaltungsunternehmen die Immobilie in Ihrem Namen verwaltet, und entweder Sie oder das Unternehmen muss die Rechnung ausstellen

Welches Unternehmen verwendet wird, hängt von der Buchung ab – wir wählen automatisch das aus, das für diese bestimmte Buchung gilt. Wenn dies nicht korrekt ist oder Sie als anderes Unternehmen Rechnung stellen möchten, können Sie es vor dem Ausstellen ändern.

Wo Sie es verwalten: Einstellungen > Rechnungen. Sie sehen Ihr Standardprofil plus alle, die Sie selbst erstellt haben. Sie können ein Profil jederzeit hinzufügen, umbenennen, bearbeiten oder löschen.

Änderungen von Hand vorgenommen? Wenn Sie die Rechnungsdetails bearbeiten und sie stimmen nicht mit einem gespeicherten Profil überein, werden wir Sie fragen, ob Sie sie als neue Profil speichern möchten – damit Sie sie beim nächsten Mal nicht erneut eingeben müssen.

Rechnungsnummern: Jedes Profil behält seine eigene Zählung und warnt Sie vor Duplikaten, damit Ihre Nummern sauber bleiben, egal welches Unternehmen Sie als Gastgeber verwenden.

Schritt für Schritt: Erstellen Sie die Rechnung

1. Wählen Sie Buchungsdetails: Wählen Sie die relevante Buchungs-ID und die bevorzugte Sprache. Wählen Sie den Aussteller – wir wählen ihn automatisch, aber Sie können ihn hier wechseln.

2. Gastinformation hinzufügen: Geben Sie die Rechnungsadresse des Gastes und die USt-IdNr. ein (falls zutreffend).

3. Überprüfen und anpassen: Das System zeigt Buchungsdetails wie Daten, Immobilienname und Gesamtbetrag automatisch an. Sie können auch eine personalisierte Nachricht unter dem Rechtlichen Fußzeilentext hinzufügen. Die im Rechtlichen Fußzeilentext hinzugefügte Nachricht wird auf der Rechnung angezeigt.

4. Finalisieren Sie die Rechnung:

• Abbrechen: Verwerfen Sie den Entwurf.
• Speichern und Schließen: Behalten Sie es als Entwurf zur späteren Bearbeitung.
• Speichern und Ausstellen: Finalisieren Sie die Rechnung. Einmal ausgestellt, kann sie nicht mehr geändert werden.

5. Download und Versand:
Die ausgestellte Rechnung kann als PDF heruntergeladen und manuell an Ihren Gast gesendet werden.

Automatisieren Sie Ihren Arbeitsablauf

Unter Automatische Rechnungsnummern-Einstellungen können Sie wählen:

• Automatische Generierung aktivieren: Schalten Sie dies ein, damit das System automatisch eine eindeutige Nummer für jede neue Rechnung zuweist und Sie Ihre manuelle Buchführung sparen.

Rechnungsstellung für Zusatzleistungen

Um Zusatzleistungen über den Aufenthalt des Gastes hinaus abzurechnen, erstellen Sie zuerst die Rechnung für den Aufenthalt und generieren Sie dann eine separate Zusatzrechnung für Extras.

Persönliche Steuernummer für deutsche Gastgeber

Für Gastgeber in Deutschland sollte die Persönliche Steuernummer (SteuerID/IdNr.) nicht angezeigt werden (diese Information wird nicht automatisch auf alle Rechnungen übertragen, aber das Feld bleibt leer). Die korrekte zu verwendende Nummer ist die Steuernummer.

So konfigurieren Sie die