Was soll ich tun, wenn ich meinen Gast nicht erreichen kann?

Es ist frustrierend, wenn ein Gast vor der Ankunft nicht erreichbar ist. Diese Anleitung hilft Ihnen, die besten Wege zu finden, um Ihre Gäste zu kontaktieren, und zeigt Ihnen, welche Optionen je nach Buchungskanal verfügbar sind.

Verwenden Sie die Gästemitteilungen – Ihr Postfach für alle Gastgespräche

Die Funktion Gästemitteilungen von Holidu bringt alle Ihre Gastgespräche an einem Ort zusammen – unabhängig davon, ob die Buchung von Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo oder Ihrer eigenen Host-Website stammt. Dies ist der schnellste und zuverlässigste Weg, um Gäste vor der Ankunft zu erreichen.

So greifen Sie darauf zu:

• Gehen Sie zu Nachrichten → Posteingang im Navigationsmenü, um alle Gespräche zu sehen.
• Oder öffnen Sie eine bestimmte Buchung im Reiter Buchungen und klicken Sie auf den Nachrichtenlink in der Buchungsdetailansicht, um direkt zum Gespräch mit diesem Gast zu gelangen.

KI-Assistent:

Ein KI-Assistent ist ohne zusätzliche Kosten enthalten und beantwortet automatisch häufige Gastfragen – zu Check-in, Ausstattung, Wegbeschreibungen und mehr – basierend auf den Themen, die Sie in den Einstellungen verwalten zugewiesen haben. Nachrichten werden auch automatisch zwischen Ihrer Sprache und der Sprache des Gastes übersetzt, sodass Sprache niemals ein Hindernis darstellt. Sie können jederzeit ein Gespräch übernehmen oder anpassen, welche Themen der KI-Assistent behandelt.

Gast-Kontaktdaten nach Kanal

Die Gästemitteilungen funktionieren über alle Kanäle. Abhängig von der Buchungsquelle können zusätzliche Kontaktdaten (Telefon, persönliche E-Mail) jedoch sichtbar sein oder nicht:

Kanal	Telefon/E-Mail sichtbar?
Holidu & direkte Buchungen	Ja, standardmäßig
Airbnb	Möglicherweise verborgen
Booking.com	Möglicherweise verborgen
Vrbo	Möglicherweise verborgen

Bei Buchungen über Airbnb, Booking.com und Vrbo wird die persönliche E-Mail des Gastes von diesen Plattformen als privat behandelt. Die persönliche E-Mail des Gastes wird sichtbar, wenn dieser das Holidu-Ankunftsformular ausfüllt.

Neue Hosts: Wenn Sie Ihren ersten bestätigten Check-in noch nicht abgeschlossen haben, werden Gast-Kontaktdaten bis 2 Tage vor dem Check-in verborgen. Nach Ihrem ersten erfolgreichen Check-in wird diese Einschränkung für alle zukünftigen Buchungen aufgehoben.

Wenn Sie den Gast nicht erreichen können

Versuchen Sie diese Methoden in dieser Reihenfolge:

1. Gästemitteilungen (Nachrichten → Posteingang) – immer der beste erste Schritt, unabhängig vom Kanal.
2. WhatsApp – eine kurze, höfliche Nachricht senden.
3. Telefonanruf – wenn es keine Antwort auf WhatsApp gibt.
4. E-Mail – eine Nachverfolgung, falls verfügbar.

Tipp:

Halten Sie Ihre Nachricht freundlich und prägnant. Zum Beispiel:

"Hallo [Gastname], hier ist [Ihr Name] vom [Unterkunftsname]. Ich wollte nur Ihre Ankunftszeit bestätigen. Bitte teilen Sie mir Bescheid, wann Sie Zeit haben. Ich freue mich darauf, Sie willkommen zu heißen!"

Wenn der Check-in in den nächsten 7 Tagen ansteht und Sie über alle Kanäle keine Antwort erhalten haben, wenden Sie sich bitte über den Holidu-Assistent an unser Support-Team. Sie können dabei helfen, die Buchungsdetails zu überprüfen und den Gast über den ursprünglichen Buchungskanal zu erreichen.

Best Practices zur Vermeidung von Kommunikationslücken

1. Kontaktieren Sie Gäste frühzeitig über Gästemitteilungen. Eine freundliche Willkommensnachricht ein paar Tage vor der Ankunft setzt einen positiven Ton und bestätigt wichtige Details – der KI-Assistent kann automatisch Folgefragen beantworten.
2. Senden Sie im Voraus klare Ankunftsinstruktionen. Stellen Sie sicher, dass Gäste die Check-in-Zeit, den Ort und die Zugangsdetails kennen. Erfahren Sie, wie Sie Ankunftsinformationen hinzufügen.
3. Nutzen Sie automatisierte Nachrichten. Automatisierte Gästemitteilungen funktionieren zusammen mit den Gästemitteilungen – wenn Gäste auf eine geplante Nachricht antworten, kann der KI-Assistent das Gespräch fortsetzen. Erfahren Sie mehr über automatisierte Nachrichten.
4. Ermöglichen Sie Self-Check-in, wo möglich. Dies vermeidet Last-Minute-Stress, falls die Kommunikation verzögert wird.
5. Bitten Sie Gäste, die Ankunftszeit 2–3 Tage im Voraus zu bestätigen. Eine kurze Nachricht hält alle auf dem Laufenden.

Unterstützung wenn Sie nicht weiterkommen

Holidu ist nicht verpflichtet, persönliche Informationen von Gästen in Ihrem Namen zu sammeln. Falls Sie diese Daten zu Registrierungszwecken benötigen, wenden Sie sich bitte direkt an die Gäste. Unser lokales Support-Team ist 7 Tage die Woche für Sie erreichbar und hilft Ihnen gerne weiter.

Für weitere Unterstützung nutzen Sie bitte unser Kontaktformular.