Was soll ich tun, wenn ich meinen Gast nicht erreichen kann?

Es kann frustrierend sein, wenn Sie einen Gast vor seiner Ankunft nicht erreichen können. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, die richtigen Schritte zu unternehmen und zeigt Ihnen, wie Sie Gäste auf verschiedenen Buchungsplattformen kontaktieren können.

Wie Sie Gäste vor der Ankunft kontaktieren

Schritt 1: Die Reservierung in Ihrem Holidu-Konto lokalisieren

Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Gastgeberkonto an und navigieren Sie zum Tab Reservierungen. Nutzen Sie die Filter- oder Suchfunktion, um die relevante Buchung zu finden.

Schritt 2: Den Buchungskanal identifizieren

Überprüfen Sie, über welche Plattform die Buchung erfolgt ist: Airbnb, Booking.com, Holidu oder ein anderer Kanal. Dies ist wichtig, da die verfügbaren Kontaktinformationen je nach Plattform unterschiedlich sind.

Schritt 3: Gäste nach Buchungskanal kontaktieren

Airbnb und Booking.com

Bei Buchungen über Airbnb oder Booking.com werden persönliche E-Mail-Adressen von Gästen möglicherweise nicht angezeigt, da diese Plattformen solche Details schützen und ihr internes Nachrichtensystem verwenden. Gäste sind nicht verpflichtet, ihre private E-Mail-Adresse anzugeben.

In diesen Fällen versuchen Sie, den Gast über folgende Kanäle zu kontaktieren:

• Telefonnummer
• WhatsApp

Die persönliche E-Mail-Adresse ist sichtbar, wenn der Gast das Holidu-Ankunftsformular ausgefüllt hat.

Holidu und andere Kanäle

Bei Buchungen, die direkt über Holidu oder über andere Kanäle erfolgt sind, werden Kontaktdaten des Gastes (Telefon und E-Mail) standardmäßig angezeigt.

Schritt 4: Wenn Gastdetails nicht sichtbar sind

• Überprüfen Sie, ob die Buchung von Airbnb oder Booking.com stammt, da diese Plattformen persönliche E-Mail-Adressen von Gästen maskieren.
• Wenn Sie ein neuer Gastgeber ohne bestätigte Check-ins sind, werden Gastinformationen bis zu 2 Tage vor dem Check-in maskiert.

Wenn Sie den Gast nicht erreichen können

Mehrere Kontaktmethoden versuchen

Gäste antworten möglicherweise auf einem Kanal schneller als auf einem anderen. Versuchen Sie, den Gast über mehrere Wege zu kontaktieren:

• WhatsApp: Senden Sie eine kurze, höfliche Nachricht.
• Telefonanruf: Wenn es keine Antwort auf WhatsApp gibt, rufen Sie ihn kurz an.
• E-Mail: Falls verfügbar, folgen Sie mit einer E-Mail nach.

Nachrichtenvorlage

Halten Sie Ihre Nachricht freundlich und prägnant. Beispiel:

"Hallo [Gastname], das ist [Ihr Name] von [Objektname]. Ich wollte nur Ihre Ankunftszeit bestätigen. Bitte teilen Sie mir mit, wann es Ihnen passt. Ich freue mich darauf, Sie bald willkommen zu heißen!"

Kontaktieren Sie unser Support-Team

Wenn Sie alle verfügbaren Methoden versucht haben und der Check-in innerhalb der nächsten 7 Tage ansteht, kontaktieren Sie bitte unser Support-Team über den Holidu-Assistenten.

• Unser Team hilft Ihnen, die Buchungsdetails zu überprüfen und kann den Gast bei Bedarf direkt kontaktieren.
• Unser Team kann den Gast auch über die Plattform kontaktieren, auf der die Buchung erfolgt ist (z. B. Booking.com oder Airbnb).

Wichtige Überlegungen

• Maskierung von Gastdetails: Gastdetails werden für Gastgeber ohne abgeschlossenen Check-in vorübergehend maskiert und 2 Tage vor dem Check-in freigegeben. Nach dem ersten erfolgreichen Check-in werden Gastdetails für zukünftige Reservierungen nicht mehr maskiert, unabhängig vom Verifizierungsstatus.
• Kontoüberprüfung erforderlich: Eine vollständige Kontoüberprüfung ist erforderlich, um Auszahlungen für alle Buchungen zu erhalten.
• Airbnb und Booking.com: Die persönliche E-Mail des Gastes ist möglicherweise nicht verfügbar, wenn der Gast das Ankunftsformular nicht ausgefüllt hat.
• Persönliche Informationen: Holidu ist nicht verpflichtet, persönliche Informationen von Gästen im Namen des Gastgebers zu sammeln. Wenn Sie diese Informationen für Registrierungszwecke benötigen, kontaktieren Sie die Gäste bitte direkt.

Best Practices zur Vermeidung von Kommunikationslücken

Um die Wahrscheinlichkeit von unreaktiven Gästen in Zukunft zu verringern, empfehlen wir folgende Maßnahmen:

1. Klare Ankunftsinformationen im Voraus senden

Stellen Sie sicher, dass Gäste die Check-in-Zeit, den Ort und die Zugangsdetails kennen. Fügen Sie diese Informationen zum Abschnitt Gaskankunftsinformationen in Ihrem Holidu-Konto unter Konfiguration hinzu.

2. Automatisierte Nachrichten verwenden

Senden Sie freundliche Erinnerungen vor der Ankunft, um die Zeiten zu bestätigen oder Zugriffscodes zu teilen.

3. Selbstbedienungs-Check-in ermöglichen

Dies hilft, Stress im letzten Moment zu vermeiden, wenn die Kommunikation verzögert ist.

4. Gäste bitten, ihre Ankunftszeit einige Tage vor dem Check-in zu bestätigen

Senden Sie 2-3 Tage vor dem Check-in eine einfache Nachricht, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf der gleichen Seite stehen.

5. Verwenden Sie die Guest Arrival Information Sektion

Fügen Sie diese Informationen unbedingt zum Abschnitt Guest Arrival Information in Ihrem Holidu-Konto unter Configuration hinzu.

Zusammenfassung

Durch die Verwendung mehrerer Kontaktmethoden, das Verständnis der unterschiedlichen Plattformanforderungen und das proaktive Versenden von Ankunftsinformationen können Sie Kommunikationsprobleme mit Gästen minimieren. Wenn die Ankunft unmittelbar bevorsteht und Sie den Gast nicht erreichen können, kontaktieren Sie unser Support-Team, um weitere Unterstützung zu erhalten.