Die Kontaktaufnahme mit Ihrem Gast vor der Anreise ist entscheidend für einen reibungslosen Check-in. Dieser Artikel erklärt, wie Sie Gäste aus Airbnb, Booking.com und Holidu vor der Ankunft erreichen und was Sie tun können, wenn der Gast nicht antwortet.

Gäste über die Gästekommunikation erreichen

Mit der Funktion Gästekommunikation von Holidu bündeln Sie alle Gespräche mit Ihren Gästen an einem Ort. Das gilt unabhängig davon, ob die Buchung über Airbnb, Booking.com, Holidu oder Ihre eigene Website eingegangen ist. Die Gästekommunikation ist der schnellste und zuverlässigste Weg, Ihren Gast vor der Anreise zu erreichen.

So greifen Sie auf die Gästekommunikation zu

• Öffnen Sie in der Navigation den Punkt Nachrichten → Posteingang, um alle Unterhaltungen zu sehen.
• Alternativ öffnen Sie im Tab Buchungen die gewünschte Buchung und klicken in der Buchungsdetailansicht auf den Nachrichtenlink. So gelangen Sie direkt zur Unterhaltung mit diesem Gast.

KI-Assistent und automatische Übersetzung

Der KI-Assistent ist kostenlos enthalten. Er beantwortet häufige Gästefragen zu Check-in, Ausstattung, Anfahrt und mehr, und zwar auf Basis der Themen, die Sie unter Einstellungen verwalten festgelegt haben. Nachrichten werden außerdem automatisch zwischen Ihrer Sprache und der Sprache des Gastes übersetzt, sodass Sprachbarrieren kaum eine Rolle spielen. Sie können jederzeit eine Unterhaltung übernehmen oder die Themen anpassen, die der KI-Assistent bearbeitet.

Kontaktdaten der Gäste je nach Buchungskanal

Die Gästekommunikation funktioniert bei allen Buchungskanälen gleich. Ob zusätzliche Kontaktdaten wie Telefonnummer oder persönliche E-Mail-Adresse sichtbar sind, hängt jedoch von der Buchungsquelle ab:

Airbnb-Buchungen

Bei Airbnb-Buchungen bleibt die persönliche E-Mail-Adresse des Gastes von der Plattform geschützt. Nutzen Sie daher die Gästekommunikation in Holidu als Hauptkanal. Die Adresse wird für Sie sichtbar, sobald der Gast das Holidu-Anmeldeformular ausgefüllt hat.

Booking.com-Buchungen

Auch bei Booking.com-Buchungen schützt die Plattform die persönliche E-Mail-Adresse des Gastes. Kontaktieren Sie Ihren Gast deshalb zunächst über die Gästekommunikation. Die persönlichen Daten werden ebenfalls sichtbar, wenn der Gast das Holidu-Anmeldeformular ausfüllt.

Holidu-Buchungen und Direktbuchungen

Bei Buchungen über Holidu und bei Direktbuchungen sind Telefonnummer und E-Mail-Adresse standardmäßig sichtbar. Sie können Ihren Gast also direkt kontaktieren, zusätzlich zur Gästekommunikation.

Hinweis für neue Gastgeber

Wenn Sie Ihren ersten bestätigten Check-in noch nicht abgeschlossen haben, sind die Kontaktdaten der Gäste bis 2 Tage vor dem Check-in maskiert. Nach Ihrem ersten erfolgreichen Check-in gilt diese Einschränkung für alle zukünftigen Buchungen nicht mehr.

Was tun, wenn Sie den Gast nicht erreichen können?

Gehen Sie bei fehlender Rückmeldung am besten in dieser Reihenfolge vor:

1. Gästekommunikation (Nachrichten → Posteingang): Dies ist unabhängig vom Buchungskanal immer der beste erste Schritt.
2. WhatsApp: Senden Sie eine kurze, freundliche Nachricht, sofern Sie die Telefonnummer des Gastes sehen können.
3. Anruf: Versuchen Sie, den Gast anzurufen, wenn er auf WhatsApp nicht antwortet.
4. E-Mail: Haken Sie per E-Mail nach, wenn eine Adresse verfügbar ist.

Beispiel für eine freundliche Nachricht

Hallo [Name des Gastes], hier ist [Ihr Name] von [Name der Unterkunft]. Ich wollte kurz Ihre Ankunftszeit bestätigen. Bitte geben Sie mir Bescheid, sobald Sie Zeit haben. Wir freuen uns auf Ihren Besuch!

Wenn der Check-in in den nächsten 7 Tagen stattfindet und Sie über keinen Kanal eine Antwort erhalten haben, wenden Sie sich über das Kontaktformular im Holidu Help Center an unser Support-Team. Unser Team prüft die Buchungsdetails und kann den Gast bei Bedarf über den ursprünglichen Buchungskanal kontaktieren.

Tipps, um Kommunikationslücken zu vermeiden

1. Schreiben Sie Ihren Gast frühzeitig über die Gästekommunikation an. Eine freundliche Willkommensnachricht einige Tage vor der Anreise schafft eine positive Basis und bestätigt wichtige Details. Der KI-Assistent beantwortet Rückfragen automatisch.
2. Senden Sie klare Anreiseinformationen im Voraus. Gäste sollten Check-in-Zeit, Standort und Zugangsdaten kennen. Hinterlegen Sie diese Informationen in Ihrem Inserat.
3. Nutzen Sie automatisierte Nachrichten. Die automatisierten Nachrichten von Guest Connect arbeiten mit der Gästekommunikation zusammen. Antwortet ein Gast auf eine geplante Nachricht, kann der KI-Assistent das Gespräch übernehmen.
4. Bieten Sie wenn möglich einen Self-Check-in an. So vermeiden Sie kurzfristigen Stress, falls die Kommunikation verzögert ist.
5. Bitten Sie Gäste, ihre Ankunftszeit 2 bis 3 Tage vorher zu bestätigen. Eine kurze Nachricht sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Gästedaten für die Anmeldung

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